All-in-one-Geräte
(Drucker, Scanner, Kopierer und Fax/Modem), die wertvolle Büro-Standfläche
und Kosten sparen, wurden bereits im Büro-Sonderheft 2001 von architektur
vorgestellt. Eine neue Gerätegeneration mit Laser-Technologie und
Auflagen-Scanner verspricht bürotaugliche Multi-Funktionalität für
wenig Geld. Ob sie es auch hält, zeigt dieser Praxisbericht.
Bislang
hatten es Multifunktions- (MF-)Geräte im professionellen Büroumfeld schwer.
Die Gründe lagen vor allem in der Drucktechnik. Ein Großteil der Geräte
basierte auf der zwar farbfähigen, dafür aber langsamen, nicht auf großen
Papierdurchsatz ausgelegten Tintenstrahl-Technologie mit relativ hohen
Betriebskosten.
Dank
der neuen Gerätegeneration mit Laser-Druckwerk avancieren MF-Geräte zu einer
echten Alternative in den Büros, denn die Vorteile überzeugen –zumindest auf
den ersten Blick:
Platz
sparen
Drucken,
Faxen und Kopieren sind alltägliche Tätigkeiten jedes Planungsbüros. Was
liegt näher, als diese Funktionen in einem Gehäuse unterzubringen? Die
Vorteile liegen auf der Hand: Einsparung von Standfläche, gleiche Benutzerführung,
gleiches Verbrauchsmaterial, geringere Gerätekosten. Summiert man die Standfläche
eines Druckers, Faxes, externen Modems, Kopierers und Scanners sowie den
erforderlichen Arbeitsraum zwischen den Geräten, kommen schnell zwei
Quadratmeter Standfläche zusammen. Zusätzliche Papier- oder Einzugkassetten
erhöhen diesen Platzbedarf. Die Abmessungen eines Kombigerätes liegen
durchschnittlich bei bescheidenen 40 x 30 x 50 Zentimetern (B x H x T) – das
entspricht einem Fünftel des Platzbedarfs einzelner Geräte! Der lästige
Kabelsalat entfällt, denn ein integriertes System benötigt nur einen
Netz-/PC-Anschluss.
Kosten
sparen
Über
den erforderlichen Platzbedarf (Büro-Mietkosten), Energieverbrauch sowie den
jeweiligen Abschreibungszeitraum gerechnet sparen MF-Geräte bares Geld. Ein
wesentlicher Spareffekt entsteht bereits beim Kauf dank der Mehrfachverwendung
technischer Baugruppen. Die Investitionskosten von Drucker (Euro 300,-), Scanner
(Euro 100,-), Fax/Modem (Euro 50/50,-) und A4-Kopierer (Euro 900,-)
zusammengerechnet, ergeben immerhin stolze Euro 1.400,-. Laser-basierende
Kombigeräte mit ähnlichen Leistungsdaten sind dagegen schon ab Euro 700,- zu
haben. Die einheitliche Benutzerführung erübrigt das lästige Blättern in
mehreren Handbüchern zu den verschiedenen Geräten. Die Einarbeitungszeit in
das System ist dadurch kürzer. Verbrauchsmaterialien (Papier, Tonerkasette) können
in größeren Mengen und damit billiger eingekauft werden.
Stärken
und Schwächen
Soweit
die werblichen Aussagen einschlägiger Hersteller, aber was taugen MF-Geräte in
der Praxis? Bereits beim Öffnen des Kartons fallen
die Unterschiede zur Mehrgeräte-Lösung auf: weniger Verpackung, kompaktes Geräteformat,
ein Netz-, PC- und Telefon-Kabel, eine Bedienungsanleitung, eine Papier- und
Tonerkasette. Während der Installation wird das Gerät über eine einheitliche
Programm-Maske konfiguriert. Ist die Installation abgeschlossen, kann es auch
schon losgehen!
Drucken:
Wichtigstes Modul – da am häufigsten genutzt – ist das Druckwerk. Aktuelle
Laser-Geräte verfügen mit durchschnittlichen 8–12 Seiten/Minute – über
einen etwas langsameren Papierdurchsatz als “reinrassige” Laserdrucker
(12–16 Seiten/Minute). Verbessert haben sich Laser-Kombigeräte in punkto
Druckauflösung: 600 dpi sind inzwischen bei einer Mehrzahl der Geräte
Standard. Ist Farbe gefordert, kommt man bei MF-Geräten jedoch nach wie vor an
der Tintenstrahl-Technik nicht vorbei.
Faxen:
Der Fax-Teil weist gegenüber Einzelgeräten die wenigsten Einschränkungen auf.
Alle MF-Geräte verfügen sowohl über Standardleistungen wie Fein-/Graufstufen
oder automatische Fehlerkorrektur (ECM) als auch über “Komfortfunktionen”
wie Zielwahl- und Kurzwahlnummern, Faxweiterleitung, Faxpolling oder
zeitversetztes Senden für die kostensparende Nutzung des Nachttarifs. Geht der
Papiervorrat zur Neige, werden alle eingehenden Faxe automatisch gespeichert und
ausgedruckt, sobald Papier wieder nachgefüllt wird.
Daten
übertragen: Wird das MF-Gerät an einen PC angeschlossen, übernimmt es die
Aufgabe eines Faxmodems und ermöglicht so das direkte Empfangen und Senden
digitaler Dokumente im Rechnerbetrieb. Dabei stellt die mitgelieferte Software
meist Komfortfunktionen wie Adressbuch, Sonderfunktionen zur Dokumentverwaltung
etc. zur Verfügung. Ohne PC-Anschluss bzw. bei ausgeschaltetem PC, arbeitet das
Gerät als normales Papier-Fax. Daher sind MF-Geräte – unabhängig vom PC –
stets empfangs- und sendebereit. Dies ist – neben der Möglichkeit,
Papiervorlagen direkt zu faxen – ein wesentlicher Vorteil gegenüber reinen
Faxmodem-Lösungen. Das integrierte Faxmodem kann übrigens nicht als
Datenmodem, beispielsweise für das Surfen im Internet benutzt werden, lediglich
– in Einzelfällen – zur Übertragung von
E-Mails. In Sachen Geschwindigkeit glänzt das im Rechnerbetrieb aktivierte
Modem mit durchschnittlichen 14 kbps (KiloBits pro Sekunde) nicht gerade.
Standard bei Modems sind 56 kbps.
Scannen:
Beim Scannen von Papiervorlagen wird das Einzelblatt eingezogen, oder das Papier
wird auf eine Glasplatte aufgelegt und der Inhalt zeilenweise in eine Folge von
Punkten aufgerastert. Die so digitalisierte Vorlage wird in einer Datei eines gängigen
Dateiformats (TIF, JPG etc.) gespeichert. Sollen Texte gescannt, erkannt und in
einem gängigen Textformat für die Weiterbearbeitung im
Textverarbeitungsprogramm gespeichert werden, ist darauf zu achten, dass eine
leistungsfähige OCR-Software mitgeliefert wird. Die Schwächen beim
Scanner-Teil liegen in der etwas geringeren Auflösung von 600 dpi (Standard:
1.200 dpi), die jedoch für eine durchschnittliche Büroanwendung (Texte
erfassen, elektronische Dokumentablage etc.) völlig ausreicht. Wer nicht nur
Einzelblätter sondern auch Bücher oder Zeitschriften scannen will, sollte
darauf achten, dass das MF-Gerät über eine Glasauflage verfügt.
Kopieren:
Wie jedes Faxgerät verfügen auch integrierte Systeme über eine simple
Kopierfunktion. Wie beim Scan-Vorgang wird die Vorlage gerastert. Die gescannten
Informationen werden direkt an den Drucker weitergeleitet und ausgegeben. Auch
hier ist wichtig, dass auch Kataloge, Magazine oder Bücher kopiert werden können.
Vergrößerungen/Verkleinerungen sollten sich nicht nur stufig, sondern auch in
Ein-Prozent-Schritten vornehmen lassen. Dies ist wichtig für das maßstäbliche
Vergrößern/Verkleinern technischer Zeichnungen. Die Kopiergeschwindigkeit lässt
bei einigen Geräten zu wünschen übrig, was aber bei einem Kopiervolumen von
etwa 50 Seiten/Tag kaum ins Gewicht fällt.
Fazit
Die
Kombination mehrerer Komponenten in einem Gerät ist für ein Planungsbüro nur
dann sinnvoll, wenn die Nutzung einer einzigen Funktion die anderen über lange
Zeit nicht blockiert, d.h. wenn der Umfang der gedruckten, gefaxten, gescannten
oder kopierten Seiten das übliche Maß nicht übersteigt. Ideal sind MF-Geräte
deshalb vor allem für kleine Büros oder autarke, aus 2–5 Mitarbeitern
bestehende Projektgruppen innerhalb eines größeren Büros. Sobald sich mehr
als 5 Mitarbeiter ein MF-Gerät teilen müssen, besteht die Gefahr, dass die
Integration einen flüssigen Arbeitsablauf hemmt. So sind beispielsweise Systeme
mit internem oder optional anschließbarem Telefon/Anrufbeantworter in der
Praxis nur für “Ein-Mann-Büros” zu
empfehlen. Welches Modell gerade für Ihr Büro geeignet ist, hängt auch von
der Bauart bzw. dem primären Einsatzbereich ab. Digitale Kopierer etwa, die
auch drucken und scannen (aber nicht immer faxen) können, verfügen über Stärken
beim Kopieren. Abschließend ein Wort zum am häufigsten genannten Argument
gegen den Einsatz von MF-Geräten: “Muss der Alleskönner einmal in die
Reparatur, liegt das ganze Büro lahm”. Dagegen hilft – zugegeben – nur
ein 24-Stunden-Service-Vertrag, der ein Leihgerät für die Ausfallzeit
vorsieht. Wer auf Nummer sicher gehen will, kauft einfach ein weiteres
Reserve-Gerät – vielleicht ist dies ja der Grund, weshalb MF-Geräte etwa
halb so viel kosten, wie Einzelgeräte...
Den
gesamten Artikel mit Checkliste und Herstellerangaben finden Sie im Heft 6/04.
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