SMART Working

24. Oktober 2014 Mehr

 

 

 

Am 12. September 2013, also vor ziemlich genau einem Jahr, fand ein von M.O.O.CON. initiierter Workshop zum Thema ‚Activity Based Working – Die Zukunft der Arbeit‘ statt. Eines der Beispiele, das damals vorgestellt und diskutiert wurde, war der Umzug des Pharmaunternehmen GlaxoSmithKline von Wien/Auhof nach Wien/Meidling.
Mit dem Einzug der 80 Innendienst-MitarbeiterInnen ins Europlaza Anfang Juni 2014 wurde dieser Prozess vorläufig abgeschlossen. Es war ein Musterbeispiel für Change Management.

Das von der britischen Konzernzentrale vorgesehene SMART Working Bürokonzept wurde damit auch in Österreich umgesetzt. Ausgehend von den unterschiedlichen Aktivitäten der MitarbeiterInnen schafft das Konzept eine Vielfalt an Arbeitsmöglichkeiten und eine kommunikationsfördernde Umgebung. In der Fachsprache wird dieses Konzept auch ‚Activity Based Working‘ genannt. Tatkräftige Unterstützung, von der Standortauswahl über die Anpassung des Konzeptes an die lokalen Gegebenheiten bis hin zum Change Management und dem Umzug, erhielt das Unternehmen dabei von M.O.O.CON.

Die Formel ‚ein Mitarbeiter – ein Schreibtisch – eine Durchschnittsfläche pro Schreibtisch‘ ist längst überholt. Galt früher bei der Planung von Büroräumlichkeiten im Verwaltungsbereich die Relation 80 % der Fläche für Arbeitsplätze und 20 % für Sonderflächen, so verschiebt sich dieses Verhältnis nun auf 50:50. Immer mehr Unternehmen setzen heute auf eine lebendige, vielfältige und kommunikationsfördernde Umgebung, die den Veränderungen in ihrer Arbeitsweise und -kultur Rechnung tragen. Bei dem hier vorliegenden Beispiel des Pharmakonzerns wurde eine 1.150 Quadratmeter große Fläche an die eigenen Bedürfnisse angepasst.

Teilen statt besitzen setzt klare Regeln voraus

Das SMART Working Bürokonzept beruht auf dem Prinzip, dass Schreibtische nicht in Besitz genommen, sondern geteilt werden sollen. Ebenso ist eine gemeinsame Nutzung der Meeting- und Rückzugsräumlichkeiten, der zentralen Stauräume und Archive vorgesehen. Das Ziel ist die Schaffung einer Vielzahl an Arbeitsmöglichkeiten, um den unterschiedlichen Nutzertypen und Tätigkeiten die jeweils beste Arbeitsumgebung anbieten zu können. Konkret heißt das:
Sowohl die AußendienstmitarbeiterIn, die sich nur kurz zwischen den Auswärtsterminen im Büro aufhält, als auch die MitarbeiterIn, die überwiegend Konzentrationsarbeit leistet, finden hier die für sie idealen Arbeitsmöglichkeiten vor. Ob der Steharbeitsplatz, die schalldämmende Koje, der Projekttisch, das Sofa mit dem Computertisch oder auch einer der vielen, verschieden großen geschlossenen Räume gewählt wird, hängt ganz von Typ, Tätigkeit und Tagesverfassung ab. Rund 80 Innendienst- und circa 70 AußendienstmitarbeiterInnen finden hier ihren täglichen, beziehungsweise temporären Arbeitsplatz.

Damit das Teilen funktioniert, bedarf es allerdings klarer Regeln. So wurde bereits vor dem Umzug eine Etiquette zu den Themen Clean Desk, Lautstärke, Telefonverhalten oder Ablage vereinbart. Darüber hinaus setzt SMART Working auch ein entsprechendes IT-Konzept voraus. Den MitarbeiterInnen stehen ausreichend mobile Geräte wie Smartphones, Laptops oder Tablets sowie ein störungsfreies WLAN, das überall funktioniert, zur Verfügung.

Change Management und Partizipation

Ein nicht zu unterschätzender Erfolgsfaktor bei der Einführung von neuen Arbeitsweisen ist die rechtzeitige Einbeziehung der Belegschaft in den Veränderungsprozess.
Dies erfolgte durch die Ernennung und Aktivierung von freiwilligen sogenannten Change Agents, einer bewusst heterogenen Gruppe von rund 15 MitarbeiterInnen. Sie engagierten sich in mehreren moderierten Workshops und arbeiteten an wesentlichen Punkten des Projekts – von der Standortentscheidung über die Analyse der Arbeitsweise im eigenen Unternehmen, die Überprüfung der Bedarfsabdeckung durch das SMART Working Konzept bis hin zur Erarbeitung von Anforderungen an die Möblierung und der Etiquette zur Nutzung der Bürofläche mit. Ebenso boten die Change Agents für ihre Kollegen Führungen durch die neue Fläche an und standen gemeinsam mit dem Projektteam für Fragen zur Verfügung.

Fotos: Rupert Steiner

 

 

 

 

 

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Kategorie: Allgemein

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