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architektur Ausgabe 02/2014

edv BMSP-Software: Mobile Manager Text: Marian Behaneck Büro und Projekte managen kann man heute von überall – vom Büroarbeitsplatz Management-Software macht es möglich. Wer Büro und Projekte erfolgreich managen will, braucht Büro- und Management-Software für Planungsbüros (BMSP ). Das sind Programme, die sich um die kaufmännischen, betriebswirtschaftlichen, Realisierung notwendigen Aktivitäten. 96 ebenso wie von der Baustelle oder vom Café um die Ecke. Mobile organisatorischen und administrativen Bereiche von Planungsbüros ebenso kümmern, wie um alle internen, für die Projektplanung und eine Schnittstelle zu MS-Outlook integriert und ermöglicht eine automatische Projektzuordnung von E-Mails. Interne Informationen lassen sich über ein digitales „Schwarzes Brett“ im Büro schnell verteilen. Eine zentrale Termin-, Mitarbeiter- und Ressourcenplanung sorgt für eine schnelle Terminübersicht und Terminkoordination einzelner Mitarbeiter und des gesamten Projektteams, sowie für einen effizienten Einsatz von Mitarbeitern und Geräten. Über einen automatischen Abgleich des Kalenders mit MS-Outlook ist jeder im Büro aktuell informiert, was, wann, wo stattfindet. In diesem Zusammenhang immer wichtiger wird der Datenaustausch mit mobilen Geräten wie Smartphones, Tablet-PCs, Note- oder Netbooks: Auf der Baustelle oder unterwegs erfasste Notizen, Adressen, Termine oder Aufgaben lassen sich per Mobilfunk quasi in Echtzeit, respektive zeitversetzt per Bluetooth Schnittstelle mit dem Bürorechner synchronisieren. Ressourcenpläne und Kalender mit Tages-, Wochen- und Monatsübersicht sowie Auslastungspläne helfen, Mitarbeiter zeitlich, aber auch im Hinblick auf ihre Fähigkeiten optimal einzusetzen. Wird die Telefonanlage über die sogenannte TAPI-Schnittstelle mit der BMSP-Software verknüpft, können eingehende Anrufe über eine Nummernerkennung identifiziert und automatisch den Projekten/Kontakten zugeordnet werden. Die Gesprächsdauer wird protokolliert und projektbezogen in der Zeiterfassung dokumentiert. Werden die wichtigsten Gesprächsinhalte schriftlich notiert, können sich Projektmitarbeiter über den aktuellen Stand der Dinge informieren. 1 Büro und Projekte managen kann man heute von überall – Mobile Manager machen´s möglich. © Panasonic 2 Immer wichtiger ist ein kontinuierlicher Abgleich von Büro- und Baustellendaten – deshalb sollte die Software auch auf mobilen Rechnern oder Smartphones lauffähig sein. © untermStrich Software 3 Bevor BMSP -Software produktiv eingesetzt werden kann, müssen Basisinformationen wie Projekt-, Adress- und Mitarbeiterdaten eingegeben und die Software individuell angepasst werden. © Vordruckverlag Weise 4 Eine konsequente Erfassung des Stundenaufwands bildet die Grundlage für eine erfolgreiche Projekt- und Büroarbeit. © ib-data 5 Zu den Basisfunktionen gehört in der Regel eine flexible Honorarberechnung, die sich an das eigene Tätigkeitsprofil anpassen lässt. © Abacus Business Solutions Sie helfen bei der Planung, Steuerung und Bewertung des wirtschaftlichen Erfolgs – sowohl einzelner Projekte als auch des ganzen Büros. Werden alle Projekt- und Mitarbeiterzeiten, sämtliche unternehmerischen Ein- und Ausgaben erfasst, sind kontinuierliche betriebswirtschaftliche Analysen möglich. Der Büroinhaber erhält dadurch eine schnelle Übersicht über die aktuelle wirtschaftliche Bürosituation. Darüber hinaus bieten die Programme Funktionen zur Verbesserung der Arbeitsabläufe und der Büroorganisation. Was können digitale Büromanager? Da das Büromanagement eine Vielzahl von Aufgaben umfasst, ist BMSP-Software in der Regel modular aufgebaut: Um ein zentrales Verwaltungssystem mit allen wichtigen Kerndaten (so genannte „Stammdaten“: Mitarbeiter, Projektbeteiligte, Projekte, Kostenstellen etc.), gruppieren sich meist mehrere Module für die Mitarbeiter-/Projektzeiterfassung, Projektdokumentation, Kommunikation, Korrespondenz, Adress-, Aufgaben- und Terminverwaltung, die Ressourcenkontrolle, das Dokumentenmanagement und einiges mehr. Zur Kernfunktion gehört die interne und externe Kommunikation: Über eine einheitliche Oberfläche erhalten Mitarbeiter einen komfortablen Zugang zu allen Kommunikationskanälen wie Telefon, E-Mail, Brief, Fax, Besprechungsnotiz etc. sowie zur gesamten projektrelevanten Korrespondenz mit sämtlichen Ein- und Ausgängen. Der wichtigste Kommunikationskanal – die elektronische Post – ist meist über 1 2


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