E-Rechnungen: Kosten sparen, Prozesse optimieren
Elektronische Rechnungen, auch kurz „E-Rechnungen“ genannt, vereinfachen Abläufe im Unternehmen, sparen Kosten und automatisieren Buchhaltungsprozesse. Beim Erstellen, Verarbeiten und Archivieren sollte man jedoch einiges beachten.
Gegenüber Papierrechnungen haben E-Rechnungen viele Vorteile: Sie lassen sich automatisiert weiterbearbeiten und sind schneller auffindbar. © Behaneck
Umfragen zufolge versendet etwa ein Viertel aller mittelständischen Unternehmen Rechnungen postalisch. Etwa ein Drittel druckt eingehende E-Rechnungen zur weiteren Bearbeitung aus und gibt die Rechnungsdaten manuell in das eigene System ein. Das ist umständlich, zeitraubend und widerspricht den Grundsätzen der Digitalisierung. Außerdem werden E-Rechnungen europaweit sukzessive Pflicht. Hierzulande sind E-Rechnungen bislang zwar nur bei erbrachten Leistungen an den Bund oder die öffentliche Verwaltung verpflichtend. Es ist aber abzusehen, dass auch Österreich europäischen Standardisierungsbestrebungen gemäß EU-Richtlinie 2014/55 zur elektronischen Rechnungsstellung mit einer allgemeinen E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich folgen wird. Im Deutschland ist sie seit Januar 2025 Pflicht. Das kann auch Auswirkungen auf österreichische Unternehmen haben, wenn sie etwa über eine Niederlassung in Deutschland verfügen und in den Rechnungsprozess involviert sind. Zudem werden deutsche Geschäftspartner vermutlich zunehmend E-Rechnungen einfordern, um deren Vorteile nutzen zu können.
E-Rechnungen enthalten digitale Rechnungsdaten in einem strukturierten elektronischen Datenformat gemäß EN 16931. © Sage
Was sind E-Rechnungen?
E-Rechnungen sind digitale Dokumente, die in einem vorgegebenen strukturierten elektronischen Datenformat gemäß europäischer Normenreihe EN 16931 ausgestellt, übermittelt, empfangen und elektronisch verarbeitet werden können. Die EN 16931 definiert Basisstandards, wie eine elektronische Rechnung EU-weit auszusehen hat. Zusätzlich gibt es länderspezifische und branchenspezifische Erweiterungen, so genannte CIUS (Core Invoice Usage Specifications), die bestimmte Rechtsvorschriften der einzelnen Länder oder spezifische Anforderungen innerhalb einer bestimmten Branche, etwa der Baubranche, berücksichtigen. PDF-Rechnungen gelten im Sinne der EU-Richtlinie nicht als E-Rechnung, sondern zusammen mit anderen, nicht maschinenlesbaren Datenformaten oder Papierrechnungen als „sonstige Rechnungen“. Es gibt mehrere, mit dem elektronischen Datenformat EN 16931 konforme Rechnungsformate. In Österreich ist es der XML-basierende (Extensible Markup Language) Standard „ebInterface“, der auch bei der E-Rechnung an die öffentliche Verwaltung eingesetzt wird. XML ist ein plattformübergreifendes Datenformat, mit dem hierarchisch strukturierte Textdateien unabhängig von den beteiligten IT-Systemen, ausgetauscht werden können. Weitere gängige internationale elektronische Rechnungsformate sind EDI/EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport), UBL (Universal Business Language) und CII (Cross Industry Invoice). Die aktuelle ebInterface-Version 6.1 ist kompatibel mit UBL und CII. In Deutschland dominieren die Formate XRechnung für den Rechnungsaustausch vor allem mit Behörden und Verwaltungen sowie das hybride Datenformat ZUGFeRD, das sowohl einen maschinenlesbaren XML- Datensatz als auch eine menschenlesbare PDF-Datei enthält.
E-Rechnungen können nicht nur digital erstellt, übermittelt und empfangen, sondern auch automatisiert verarbeitet und geprüft werden. © BITKOM
Welche Vorteile bieten E-Rechnungen?
E-Rechnungen werden auf elektronischem Weg erstellt, übermittelt und empfangen. Dadurch spart man Zeit und Material, weil sie nicht ausgedruckt, gefaltet, in den Briefumschlag gesteckt und zum Briefkasten gebracht werden müssen. Elektronisch versandte E-Rechnungen sind zudem schneller beim Kunden, was den Zahlungseingang beschleunigen kann. Auch ökologisch bieten E-Rechnungen Vorteile, weil weniger Papier, Tinte oder Toner verbraucht und weniger Ozon ausgestoßen (dafür allerdings mehr Energie für die Verarbeitung und den Versand verbraucht) wird. Digitale Rechnungen lassen sich ferner per Suchbefehl schneller finden und auch die Archivierung ist einfacher: Digitale Rechnungen brauchen weniger Platz und bleichen innerhalb der Aufbewahrungsfrist nicht aus. Untersuchungen zufolge liegen die Einsparpotenziale digitaler Rechnungen zwischen 1,50 Euro für Papier, Porto, Druck etc. und 11 Euro pro Rechnung, wenn man die Lohnkosten für die Erstellung, Versendung, Übermittlung, Annahme und Verarbeitung berücksichtigt. Noch höher fallen die Einsparungen aus, wenn die E-Rechnungsdaten in automatisierter Form gebucht, formal und inhaltlich geprüft, freigegeben und archiviert werden. Informationen wie Absenderfirma, Rechnungsnummer, Datum, Betrag etc. können digital ausgelesen und geprüft werden, so dass etwa Tippfehler und formale Fehler automatisch erkannt werden, was die Rechnungskontrolle oder Buchhaltungsabläufe rationalisiert. Im besten Fall können Bestellungen mit Lieferscheinen, Bestellpreise mit Rechnungspreisen oder angebotene Leistungen bis auf Positionsebene mit den Rechnungsbeträgen abgeglichen und eventuelle Abweichungen angezeigt werden. Mit der E-Rechnung und der damit verbundenen Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie der aktuellen KI-Entwicklung könnte sogar ein grundlegender struktureller Wandel eingeläutet werden, der Beteiligten Routinearbeiten künftig abnimmt, weil Rechnungen weitgehend automatisierte Prozesse durchlaufen.
Viele BMSP- und AVA-Programme unterstützen inzwischen E-Rechnungsformate, jedoch nur wenige das ebInterface-Datenformat. © UntermStrich
Was sollte beim Erstellen und Empfangen beachten?
Die Regelungen zur elektronischen Rechnungsstellung gelten für Unternehmen jeder Größe und Rechtsform. Deshalb müssen auch Planungsbüros, Selbstständige oder Freiberufler ihre Werkzeuge und Prozesse beim Erstellen, Empfangen, Verarbeiten und Archivieren von Rechnungen prüfen und gegebenenfalls anpassen. Beim Erstellen von E-Rechnungen müssen mehrere Dinge beachtet werden. Neben den Pflichtangaben müssen an Bundesbehörden adressierte E-Rechnungen zusätzlich die folgenden Informationen enthalten: Eine vom Rechnungswesen-System des Bundes vorgegebene eindeutige achtstellige Lieferantennummer sowie eine Auftragsreferenz, mit dem die E-Rechnung dem Empfänger (Bundesdienststelle) zugeordnet wird. Zu den Pflichtangaben gehören Absender- und Empfängerdaten, Rechnungsnummer und -datum, Lieferdatum oder Leistungszeitraum, ggf. Daten zur verrechneten Ware/Leistung und der Gesamtbetrag mit Brutto-, Netto- und Umsatzsteuerangabe sowie die UID-Nummer des Rechnungsstellers bei Rechnungsbeträgen größer 400 Euro. Für die Erstellung der E-Rechnung und den Export im gewünschten Rechnungsformat und für die Weiterverarbeitung sind spezielle Programme erforderlich. Wer keine Möglichkeit hat, mit der eigenen Software ebInterface-Rechnungen zu erstellen oder nur selten Rechnungen im Format ebInterface benötigt, kann über den ebInterface-Service
(https://service.ebinterface.at) E-Rechnungen kostenlos erstellen, prüfen und anzeigen. Bauplaner werden branchenspezifische Lösungen wie BMSP (Büromanagement-Software für Planungsbüros), respektive AVA (Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung) bevorzugen, sofern diese E-Rechnungen im gewünschten Datenformat verarbeiten können. Für den Empfang ist zumindest ein Viewer erforderlich, mit dem die maschinenlesbaren, strukturierten Daten für den Menschen lesbar gemacht werden können.
Neben den Pflichtangaben müssen E-Rechnungen weitere Informationen enthalten, darunter eine Lieferantennummer und eine Auftragsreferenz. © ib-data
Was ist beim Übermitteln und Archivieren zu beachten?
Für die elektronische Rechnungsübermittlung an Bundesbehörden wurde eine spezielle zentrale Rechnungseingangsplattform (e-Rechnung.gv.at) eingerichtet. Rechnungssteller können dort ihre Rechnungen über Webservices wie USB oder PEPPOL übermitteln. Wie E-Rechnungen an in Deutschland ansässige Unternehmen übermittelt werden, bleibt dem Rechnungsaussteller überlassen – sofern eine elektronische Weiterverarbeitung ohne Medienbrüche möglich ist und sofern der Empfänger keine besonderen Anforderungen stellt. In der Praxis werden diese E-Rechnungen, wie bisher PDF-Rechnungen, meist per E-Mail als Anhang übertragen. Da damit auch die Gefahr von Cyberattacken steigt, sollte man E Rechnungen vor dem Import in Bezug auf den Absender und auf mögliche Schadsoftware prüfen. Ein speziell für Rechnungseingänge eingerichtetes Postfach kann die Cybersicherheit und Prozessabläufe verbessern. Um zu verhindern, dass Dritte Zugriff auf sensible Rechnungsdaten erhalten, können Rechnungen optional verschlüsselt, respektive mit einer digitalen Signatur versehen werden. Alternativ können Rechnungsdaten per elektronischer Schnittstelle oder per Download über ein spezielles (Kunden-)Portal übertragen werden. Es gibt auch Webseiten, mit denen man E-Rechnungen online erstellen und versenden kann, beispielsweise B2Brouter oder Xrechnung-Erstellen. Bei der Archivierung von E-Rechnungen ist zu beachten, dass sowohl eingescannte Papierrechnungen als auch PDF- oder strukturierte E-Rechnungen auf Datenträgern aufbewahrt werden müssen, die eine vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren jederzeit gewährleisten. Ordner auf der Festplatte eines Computers, einer externen Festplatte oder einem USB-Stick bieten in diesem Sinne keine Revisionssicherheit. Diese bieten nur einmalig beschreibbare Datenträger (CD-R, DVD-R, Blue-ray), spezielle DMS- oder Archivierungsprogramme oder eine Archivierung über Cloud-Dienstleister. Weitere Infos: www.wko.at/digitalisierung/fragen-und-antworten-zur-e-rechnung
Bei der Erstellung von E-Rechnungen müssen viele Details beachtet werden – etwa bei Abschlagsrechnungen, Anhängen oder der Angabe von Rechnungsdaten. © Projo
Lassen sich Rechnungsprüfungen automatisieren?
Angetreten ist der E-Rechnungsstandard mit dem Anspruch, Rechnungsprozesse zu automatisieren, zu denen auch die langwierige Rechnungskorrektur gehört. Während eine formale und teilweise auch inhaltliche Prüfung von E-Rechnungen in einigen Bereichen schon Standard ist, steht die Baubranche noch am Anfang – wegen der beteiligten Werkzeuge und Standards, aber auch wegen der vielen komplexen Zusammenhänge und Abhängigkeiten bei der Realisierung und Abrechnung von Bauvorhaben. Da es immer strittige Positionen, Mengen und Leistungen gibt, wird es auch keine vollautomatisierte digitale Rechnungsprüfung geben und die menschenlesbare und prüfbare Baurechnung wird weiterhin ihre Berechtigung behalten. Die Praxis wird mit der Zeit aber vermutlich neue Ansätze liefern, um den Grad der Automatisierung bei der Rechnungsprüfung weiter zu verbessern. Zwischenzeitlich kann man sich an bewährten Verfahren orientieren, etwa an der „Optimierten Bauabrechnung“, die schon seit vielen Jahren bei der Deutschen Bahn zum Einsatz kommt. Dabei wird vor die eigentliche Rechnungsstellung ein Abstimmungsprozess der Mengenermittlung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vorgeschaltet. Konkret übergibt der Auftragnehmer dem Auftraggeber eine digitale Mengenermittlung. Diese wird gemeinsam abgestimmt und mit den abgestimmten Mengen wird erst danach die eigentliche Rechnung als E-Rechnung erstellt.
Für XRechnungen gibt es inzwischen zahlreiche, teilweise kostenlose Viewer. © G&W Software
Welche Werkzeuge gibt es?
In vielen allgemeinen Buchhaltungsprogrammen sowie den meisten branchenspezifischen Lösungen wie BMSP oder AVA-Anwendungen sind E-Rechnungsfunktionen bereits integriert oder in Vorbereitung, wobei sich der Funktionsumfang aktuell noch erheblich unterscheidet. Unterschiedlich unterstützt werden auch bestimmte Rechnungsarten wie Teil-, Abschlags- oder Schlussrechnungen, Anhänge, Rechnungsprüfungen oder eine revisionssichere Ablage und Archivierung. Einige BMSP-Hersteller ermöglichen das Ausstellen von E-Rechnungen bereits seit 2020, allerdings unterstützen nur wenige neben XRechnung oder ZUGFeRD auch das ebInterface-Format, wie etwa ABK Bausoftware, RIB Software, Sage oder UntermStrich. Eine Übersicht von Programmen mit ebInterface-Schnittstelle bietet die folgende Webseite: www.wko.at/netzwerke/ebinterface-dienstleister-produkte. Wer speziell X-Rechnungen betrachten oder validieren will, findet in der folgenden Übersicht passende Lösungen: www.bvbs.de/erechnung.
Über einen integrierten E-Rechnungsviewer können die maschinenlesbaren Daten in für den Menschen lesbarer Form angezeigt werden. © RIB Software
Text: Marian Behaneck
