Baustellen-Dokumentation: Rationell und rechtssicher dokumentieren
Baustellen-Apps dokumentieren Montageaktivitäten, die aktuelle Situation vor Ort, Schäden oder Mängel. Einige vereinfachen auch die Mitarbeiterkommunikation oder das Projektmanagement.
Dokumentations-Apps rationalisieren die Erfassung von Zuständen und Aktivitäten vor Ort oder das Management von Mängeln. © Philipp Schuster, DocuTools
Eine konsequente und lückenlose Baudokumentation ist für alle Baubeteiligten von Interesse. Anhand dieser Informationen und Aufzeichnungen lassen sich Abläufe, Sachverhalte, Mehrkostenasprüche oder Streitfragen im Nachhinein klären. Auch deshalb sieht die ÖNORM B 2110 eine Dokumentationspflicht der ausgeführten Bauleistungen vor, präzisiert und stärkt in der aktualisierten Ausgabe 2023 deren Bedeutung. Dabei müssen alle Vorkommnisse, welche die Ausführung der Leistung wesentlich beeinflussen können, schriftlich festgehalten werden. Das kann in einem Baubuch, einem Bautagesbericht oder in einer anderen Dokumentationsform erfolgen, die geeignet ist, um alle relevanten Vorgänge nachvollziehbar aufzuzeichnen. Allerdings ist die Umsetzung dieser Vorgaben zeitaufwendig. Mit speziellen digitalen Baudokumentationslösungen können Planer und Ausführende den Anforderungen der ÖNORM mit weniger Aufwand einfacher nachkommen, Abläufe rationalisieren und Medienbrüche vermeiden.
Mobile Doku-Apps ermöglichen eine schnelle Erfassung und Verortung von Mängeln, die Erstellung von Berichten und vieles mehr. © PlanRadar
Wie werden Baustellen digital dokumentiert?
Eine zeitgemäße, rationelle Baudokumentation erfolgt heute mit dem Smartphone oder Tablett und einer App. Dabei werden alle relevanten Vor-Ort-Informationen per Foto und Textkommentar digital erfasst und sofort Projekten, Aufträgen und Beteiligten zugeordnet. Das erübrigt das nachträgliche Eintippen, Sortieren, Verorten und Zuordnen manuell notierter Daten im Büro. Eingabemasken mit strukturierten Abfragen, Textbausteine oder eine optionale Spracheingabe beschleunigen die Datenerfassung und sorgen dafür, dass man Wichtiges nicht vergisst. Da bei der Baubuch-, respektive Bautagesbericht-Erstellung oder Mängelverfolgung auch Rechtliches und Fristen zu beachten sind, unterstützt die Software zudem das Erstellen rechtssicherer Unterlagen oder die Fristenverfolgung. Neben Fotos lassen sich auch Pläne oder Dokumente einbinden, teilweise auch Sprachnotizen oder Videosequenzen. Fotos können in ihrer Größe, Helligkeit oder im Ausschnitt etc. verändert und mit Hinweispfeilen, Maßen oder Bildkommentaren ergänzt werden. Wertet die App GPS-Daten der mobilen Hardware aus, lassen sich Fotos außerdem geografisch verorten. So lässt sich zuordnen, was an welcher Baustelle fotografiert wurde. Aus den erfassten Daten lassen sich Baubücher, teilweise auch Bautagesberichte sowie Protokolle oder Mängelberichte im Firmenlayout generieren und per E-Mail versenden.
Wurde ein Problem entdeckt, ist es in wenigen Minuten per Foto dokumentiert, … © Gregor Schwarzacher, DocuTools
… per Kurztext beschrieben und kommentiert, im Plan verortet und den beteiligten Personen und Gewerken zugeordnet. © Pasit Software
Was können Baudokumentations-Apps?
Damit Aktivitäten, Abläufe, Bau- oder Montagearbeiten auf der Baustelle oder an gebäudetechnischen Anlagen später gegebenenfalls rechtsverbindlich nachvollzogen werden können, sollten alle wesentlichen Leistungen, Lieferungen und Tätigkeiten sowie die jeweiligen Bedingungen möglichst vor Ort dokumentiert werden. Erfasst werden dabei unter anderem Wetterdaten, anwesende (Sub-)Unternehmen, ausgeführte Arbeiten, Materialeingänge, Mängel, Behinderungen, Nachträge, Änderungen, Baubegehungen, Besprechungs- und Prüfungsergebnisse, Planübergaben, Aufmaße oder besondere Vorkommnisse, aber auch persönliche Notizen und anderes mehr. Daraus entstehen wertvolle digitale Dokumentationen, die bei Störungen des Bau- und Montageablaufs oder Anlagenbetriebs, bei strittigen Fragen, Nachtragsforderungen oder bei der Ursachenforschung für Schäden, Mängel oder Terminverzögerungen wichtige Hinweise liefern können. Die Dokumentationen können auch für Nachweise bei der Rechnungsstellung, für die Projektdokumentation, für spätere Wartungs-, Umbau- und Erweiterungsmaßnahmen oder für die Bewirtschaftung verwendet werden. Darin enthaltene Informationen zu verwendeten Materialen, Produkten oder Planungsänderungen sind dann sehr hilfreich. Cloudbasierte Dokumentations-Apps bieten die Möglichkeit, vor Ort erfasste Daten direkt auf einem plattform-, zeit- und ortsunabhängig zugänglichen Web-Server abzulegen. Zugriffsberechtigte Projektbeteiligte können damit für sie relevante und freigegebene Berichte jederzeit online einsehen, sich über den aktuellen Projektstand informieren und eigene Informationen beisteuern, was Abläufe erheblich verkürzt. Über eine Benutzer- und Rechteverwaltung kann der Administrator bestimmen, wer, welche Anzeige-/Bearbeitungs-, Upload-/Downloadrechte erhält. Werden die Daten statistisch ausgewertet, können Fragen, beispielsweise zur Dauer einer Mängelbehebung oder zur Mängelanfälligkeit von Bauteilen oder Leistungen beantwortet werden.
Aufgaben können mit einem Bearbeitungsstatus versehen und mit Beteiligten geteilt werden. © Cendas
Welche Mobilhardware ist sinnvoll?
Aktuelle mobile Dokumentationslösungen nutzen die Vorteile intuitiv bedienbarer Smartphones oder Tablet-PCs sowie des Mobile und Cloud Computing. Die unter den mobilen Betriebssystemen Android oder iOS laufenden nativen Apps oder Web-Apps können einfach per Fingergesten bedient, Vor-Ort-Bedingungen über die integrierte Fotofunktion dokumentiert und per Bildschirm-Tastatur oder digitaler Sprachaufzeichnung kommentiert werden. Ob sich Smartphones oder die größeren Tablets mit oder ohne Tastatur besser eignen, sollte jeder für sich entscheiden. Wichtig ist, dass das Mobilgerät über eine gute und hoch auflösende Digitalkamera (ab 12 Megapixel) und über eine gute Display-Helligkeit verfügt, die insbesondere bei Dokumentationen in Außenbereichen eine wichtige Rolle spielt. Welche Hardware auch bevorzugt wird – sie sollte baustellen-, respektive outdoortauglich sein oder durch eine Zusatzausstattung (Gummiarmierung, Gehäusehülle etc.) robust gemacht werden, damit Staub und Nässe oder Stürze nicht zum Problem werden. Bewährt haben sich spezielle Rugged-Smartphones und Tablets mit einem robusten Gehäuse. Damit Mängelprotokolle nach der Erfassung sofort versandt werden können, ist eine mobile Internet-Verbindung Voraussetzung. Dann kann man auch auf Büro- oder Projektdaten zugreifen und mobil erfasste Daten sofort mit den Bürodaten abgleichen.
Die mobil per Foto und Text- oder Sprachnotiz erfassten Vor-Ort-Daten werden am Büro-PC weiterverarbeitet und ausgewertet. © Patrik Vachalik, PlanRadar
Welche Dokumentations-Apps gibt es?
Inzwischen gibt es zahlreiche mobile Dokumentationslösungen (siehe Infokasten). Da jede ihre Schwerpunkte mit unterschiedlicher Detailtiefe hat, sollte man sich vorher überlegen, welche Funktionen man konkret braucht. Manche legen den Fokus auf die Erstellung von Baubüchern, teilweise auch Bautagesberichten, andere auf die Mängelerfassung und Verwaltung. Einige Apps verfügen über eine integrierte Chat- oder Messenger-Funktion und ermöglichen damit eine einfache und dokumentierte Kommunikation mit Mitarbeitern oder Projektbeteiligten. Andere Apps können auch Kunden, Aufträge, Bauzeiten und Ressourcen verwalten oder Mitarbeiterzeiten erfassen und anderes mehr. Auch die Software-Konzepte sind unterschiedlich: Kaufprogramme bestehen aus einer lokal installierten PC-Software und einer Kombination mit einer mobilen Android- oder iOS-App für die Vor-Ort-Erfassung, was eine halbautomatische Synchronisation der Mobildaten mit den Daten des lokalen Büro-PCs/Servers voraussetzt. Cloud-, respektive SaaS-Lösungen (Software as a Service), die als Web-App im Webbrowser laufen, sind plattformunabhängig und müssen weder aktualisiert werden noch müssen die Daten vom Anwender synchronisiert werden – das erfolgt vollautomatisch. Dafür werden monatliche Nutzungsgebühren fällig und es sind Mindestlaufzeiten und Kündigungsfristen zu beachten. Alle Apps sind kostenpflichtig, einige in der Basisversion kostenfrei. Die Preise für Kaufprogramme reichen von ca. 250 bis 2.000 Euro und mehr pro Lizenz und ca. 20 bis 100 Euro pro Benutzer und Monat und mehr für Cloudlösungen, je nach Leistungsumfang. Hinzu kommen gegebenenfalls einmalige oder laufende Zusatzkosten für Wartungsverträge (Kaufsoftware), respektive für die Einrichtung oder Server-Nutzung (Mietsoftware).
Im Plan verortete Fotos und Textkommentare machen Vorgänge, Abläufe oder Mängelbearbeitungen transparent und nachvollziehbar. © RIB Software
Worauf sollte man achten?
Keine Dokumentations-Software kann alles. So können nicht alle Fotos im Plan verorten oder zwischen Planungs-, Material- und Ausführungsfehlern unterscheiden. Auch die Erfassungsmasken lassen sich nicht immer modifizieren, um das Programm flexibel an individuelle Aufgaben anzupassen – etwa an wiederkehrende Wartungsarbeiten von gebäudetechnischen Anlagen. Wichtig ist auch, welche Funktionen und Automatismen die Software für die Verwaltung und Auswertung der vor Ort erfassten Daten bietet. Auch hier sollte die Software flexibel sein, damit man sie für die eigenen, individuellen Anforderungen anpassen kann. Nicht alle Programme sind ferner in der Lage, Messdaten – etwa von Laser-Distanzmessgeräten oder Thermografiekameras – per Bluetooth-Funkstandard zu importieren. Auch eine Spracheingabe, bei der Sprachnotizen über Online-Dienste wie Google Docs etc. bei vorhandener Mobilfunkverbindung direkt in Text umgewandelt werden, bieten nur einige Programme. Entscheidend ist aber, welche Funktionen für die an die Vor-Ort-Erfassung anschließenden Arbeitsschritte (Weiterbearbeitung, Verwaltung, Versand, Auswertung) bietet. Sind Schnittstellen zu ERP-Branchenprogrammen vorhanden, lassen sich Bau-/Montageabläufe und die Auftragsbearbeitung besser koordinieren und damit weitere Rationalisierungseffekte erzielen. Wichtig bei mobilen App-, respektive Cloud-Lösungen ist, dass sie auch offline funktionieren, beispielsweise bei schlechtem Mobilfunk-Empfang im Keller-Technikraum oder in der Tiefgarage. Wer Büro- und Projektdaten nicht auf externen Servern speichern will, sollte den Anbieter nach der Möglichkeit einer lokalen Datenhaltung fragen. Über einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag sollte man alternativ vereinbaren, dass Anwenderdaten konform mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verwendet werden.
Einige Programme verarbeiten auch per Helmkamera aufgenommene Fotos und erstellen daraus Foto-Tagebücher. © PlanRadar
Produkte und Anbieter*
123erfasst (www.123erfasst.at), BauDoc/TecDoc (www.skillsoftware.de), Baudokumentation smart&easyLive (www.weka-bausoftware.de), BauMaster (www.bau-master.com), Bautagebuch (www.weise-software.de), Capmo (www.capmo.com), Cendas (www.cendas.net), Craftnote (www.craftnote.de), Flexxter (www.flexxter.com), Mydocma RP (www.edr-software.com), docutools (www.docu-tools.com), Hero Software (www.hero-software.at), ed Controls (www.edcontrols.com), Kevox (www.kevox.de), MemoMeister (www.memomeister.com), PlanRadar (www.planradar.com), Projektdocu (www.projectdocu.com), ProReport (www.gripsware.de), RIB site (www.rib-software.com)
Weitere Infos*
Meinl, A.W.: Der gestörte Bauablauf und seine Baudokumentation, Diplomarbeit an der TU Wien, 2023, Download: https://repositum.tuwien.at/handle/20.500.12708/187286
* Ohne Anspruch auf Vollständigkeit
Text: Marian Behaneck
