BMSP-Software: Büro, Budgets und Bauzeiten im Blick
BMSP-Software – Büro und Projekte managen kann man heute überall – am Arbeitsplatz, auf der Baustelle, im Zugabteil oder Home-Office. Digitale Büro- und Projektmanager werden mobil und helfen, Büro, Bauzeiten und Budgets auch von unterwegs im Griff zu behalten.
Büro und Projekte erfolgreich managen: BMSP-Software kann beides. © untermStrich Software
Büro- und Management-Software für Planungsbüros (BMSP) unterstützt Büroinhaber bei der Erledigung aller betriebswirtschaftlichen, organisatorischen und administrativen Aufgaben ebenso wie bei der Projektplanung und -realisierung. Neue Impulse erhält diese Software-Kategorie durch das Mobile und Cloud Computing und die modellorientierte Planungsmethode BIM.
Neben der Planung von Projektzeiten und Terminen gehört auch die Budget- und Kostenkontrolle zu den zentralen BMSP-Funktionen.
Büro und Budgets im Griff
BMSP-Software unterstützt die Planung, Steuerung und Kontrolle des wirtschaftlichen Erfolgs einzelner Projekte und des gesamten Büros. Werden alle Projekt- und Mitarbeiterzeiten, sämtliche Einnahmen und Ausgaben erfasst, erhalten Büroinhaber über kontinuierliche betriebswirtschaftliche Analysen eine schnelle Übersicht über die aktuelle wirtschaftliche Bürosituation. Darüber hinaus bieten die Programme zahlreiche Funktionen zur Verbesserung der Arbeitsabläufe und der Büroorganisation, etwa eine automatische Projektzuordnung von E-Mails. Da das Büromanagement eine Vielzahl von Aufgaben umfasst, ist BMSP-Software in der Regel modular aufgebaut: Um ein zentrales Verwaltungssystem mit allen wichtigen Stammdaten wie Mitarbeiter, Projektbeteiligte, Projekte, Kostenstellen etc. gruppieren sich meist mehrere Module für die Mitarbeiter-/Projektzeiterfassung, die Projektdokumentation, Kommunikation, Korrespondenz, Adress-, Aufgaben- und Terminverwaltung, die Ressourcenkontrolle, das Dokumentenmanagement und einige mehr. Über eine einheitliche Oberfläche erhalten Mitarbeiter einen Zugang zu allen Kommunikationskanälen sowie zur gesamten projektrelevanten Korrespondenz mit sämtlichen Ein- und Ausgängen. Eine zentrale Termin-, Mitarbeiter- und Ressourcenplanung ermöglicht einen effizienten Einsatz von Mitarbeitern.
Am digitalen Dashboard haben Planer wichtige Büro- und Projektdaten stets im Blick. © Wiko Bausoftware
Projekte strukturierter managen
Zu den zentralen Projektmanagement-Funktionen gehören die Verwaltung und Organisation von Projekten, Projektbeteiligten, Dokumenten oder Terminen, die Kontrolle von Projektständen, Arbeitsfortschritten, Projektkosten und so weiter. BMSP-Software verbessert den Informationsfluss durch mehr Transparenz, eine strukturierte Verteilung von Informationen und Dokumenten an Projektbeteiligte sowie durch optimierte Abläufe und kürzere Suchzeiten. Automatismen und Suchfunktionen sorgen dafür, dass Informationen, Dokumente oder Vorgänge in Sekundenschnelle bereitstehen. Wer woran arbeitet und wo alle Projektdokumente abgelegt sind, ist genauso schnell ersichtlich wie die Zuordnung von Terminen zu einzelnen Tätigkeiten am Projekt. Wiedervorlage-Funktionen sorgen dafür, dass noch anstehende Arbeiten nicht vergessen werden. Auf der Baustelle oder unterwegs erfasste Notizen, Adressen, Termine, Aufgaben oder Projektstände lassen sich in Echtzeit oder zeitversetzt mit der Bürosoftware synchronisieren. Fehler, die häufig aufgrund einer doppelten Datenhaltung entstehen, werden dadurch vermieden. Insgesamt werden Projektinformationen und -abläufe transparenter, lassen sich automatisch dokumentieren und in beliebiger Informationsdichte in Sekundenschnelle abrufen – vorausgesetzt Projektbeteiligte, Kontakte, Termine, Pläne, Honorare, Budgets etc. werden konsequent mit den Projekten verknüpft. Um den Aufwand erbrachter oder noch zu erbringender Planungsleistungen quantifizieren und neue Projekte zuverlässig kalkulieren zu können, werden Mitarbeiterzeiten projekt- und tätigkeitsorientiert erfasst. So lässt sich schnell prüfen, in welchen Bereichen Gewinne oder Verluste erzielt wurden. Anhand dieser Nachkalkulationen laufender und abgeschlossener Projekte können interne Abläufe und die Akquisition neuer Projekte optimiert werden.
Da das Büro- und Projektmanagement eine Vielzahl von Aufgaben umfasst, ist BMSP-Software in der Regel modular aufgebaut. © PROJEKT PRO
Worin unterscheiden sich die Programme?
Rund 20 BMSP-Programme bietet der Markt (siehe Infokasten), was die Auswahl nicht einfach macht. Der Vergleich wichtiger Kriterien vereinfacht die Entscheidung, etwa das Softwarekonzept: Herkömmliche, mehrplatzfähige Client-Server-Kaufsoftware ist der Standard, VPN- oder Terminalserver-fähige Programme ermöglichen externe Zugriffe, eindeutig im Trend liegen Weblösungen, die man mieten und per Webbrowser plattform- und standortunabhängig nutzen kann. Während per App meist nur ausgewählte Funktionen mobil verfügbar sind – wie die Erfassung von Adressen, Terminen oder Mitarbeiterzeiten – lassen sich bei Weblösungen alle Funktionen per mobiler Internet-Verbindung auch unterwegs nutzen. Die Einsatzbereiche geben an, ob die Software neben dem Büro-, Projekt- und/oder Terminmanagement auch Funktionen für die Honorarabrechnung, das Controlling, das Dokumentmanagement (DMS), das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) oder weitere Bereiche bereithält. Zu den Bürofunktionen zählen die Adressenverwaltung und Korrespondenz, das E-Mail-Management, eine Volltextsuche sowie Erinnerungs- und Wiedervorlage-Funktionen. Mit MS-Outlook- oder MS-Exchange-Schnittstellen lassen sich E-Mail- und Adressdaten synchronisieren. Mit einer TAPI-Anbindung können eingehende Anrufe automatisch Projekten zugeordnet und dokumentiert werden.
Büro-Controlling-Funktionen überwachen wichtige Bürokennzahlen, wie etwa die Arbeitskosten, den Projektstundenanteil, den mittleren Bürostundensatz oder den Gemeinkostenfaktor und machen damit die wirtschaftliche Bürosituation transparenter. Ebenso wichtig für die wirtschaftliche Sicherheit sind Prognosen, etwa wie lange ein Büro mit dem aktuellen Auftragsbestand kostendeckend arbeiten kann oder Liquiditäts-Kontrollen, die Einnahmen und Ausgaben kontinuierlich im Blick behalten. Ressourcenplaner ermöglichen eine Optimierung des Mitarbeiter-Einsatzes. Zu den Projekt-Controlling-Funktionen gehören unter anderem das Aufgaben- und Termin-Management, die Überwachung von Bauzeiten und des Projektstatus oder die Erstellung von Soll-Ist-Reports. Dazu offerieren immer mehr BMSP-Anbieter direkte Anbindungen an das BIM-Gebäudedatenmodell, etwa für die automatisierte Erstellung von Bauzeitenplänen.
Die Grundlage für Controlling-Funktionen bildet die Zeiterfassung. Sie sollte sowohl stationär am Büro-PC als auch mobil per iOS-, Android- oder Web-App möglich sein. Ist ein Modul für die Erstellung von Angeboten und Honorar-Rechnungen integriert, spart das nicht nur Zeit – es steigert auch die Sicherheit, dass erbrachte Leistungen auch tatsächlich abgerechnet und nicht vergessen werden. Standard-Schnittstellen wie ASCII, DOC, PDF, XLS, HTML oder XML ermöglichen den digitalen Austausch und die digitale Weiterbearbeitung von Daten. Die Preise für die BMSP-Basissoftware liegen zwischen 500 und 2.000 Euro – je nach Programmkonzeption und Funktionsumfang. Hinzu kommen Kosten für Zusatzmodule (ca. 100 bis 1.000 Euro). Nicht vergessen werden sollten Schulungskosten und bei Kaufprogrammen jährliche Wartungskosten. Die Mietkosten liegen bei 25 bis 30 Euro pro Anwender und Monat.
Immer wichtiger werden Mobilfunktionen – etwa um Arbeitszeiten oder Reisekosten unterwegs erfassen zu können. © ABACUS Business Solutions
Im Trend: Ressourcen, Mobilität und BIM
Personalkosten machen rund zwei Drittel der internen Kosten eines Planungsbüros aus – mit steigender Tendenz. Daher wird es immer wichtiger, personelle Ressourcen effizient einzusetzen. Immer mehr BMSP-Lösungen offerieren deshalb Funktionen, mit denen man den Mitarbeiter-Einsatz optimieren und Was-wäre-wenn-Szenarien simulieren kann. Mitarbeiter können entsprechend ihrer Fähigkeiten und Verfügbarkeiten optimal eingesetzt werden und die aktuelle Mitarbeiter-Auslastung ist in Echtzeit ablesbar. Neben der Ressourcenplanung werden die zeitnahe digitale Vor-Ort-Datenerfassung, der Mobilzugriff auf Projektdaten und der Abgleich mit der Bürosoftware immer wichtiger. Damit lassen sich Prozesse auch von unterwegs oder auf der Baustelle steuern, unnötige Mehrfacheingaben, Medienbrüche und Fehler vermeiden. Auch die modellbasierte Planungsmethode BIM spielt eine immer wichtigere Rolle, denn sie wird in den nächsten Jahren die Arbeitsweise vieler Planungsbüros verändern. Dieser Wandel in den Planungsabläufen stellt auch neue Anforderungen an die Kommunikation, Dokumentation und das Informationsmanagement in den Büros.
Je mehr das BIM-Modell zum zentralen Dokumentations- und Kommunikationsinstrument im Projektverlauf wird, umso wichtiger werden Anbindungen an das vorhandene Büromanagement-System. Gefragt sind Schnittstellen zum Budget- und Kostenmanagement, zur Termin- und Bauzeitenplanung oder zum Dokumentenmanagement. Auch an die, seit dem 25. Mai 2018 in allen EU-Mitgliedstaaten geltende DSGVO mussten viele Programme angepasst werden. Insbesondere Cloudlösungen sind davon betroffen: Wird ein externer Dienstleister damit beauftragt, personenbezogene Daten zu verarbeiten – das trifft praktisch auf alle Anbieter von Cloud-Diensten zu (Webhoster, Projekträume, Anbieter von E-Mail- oder Messengerdiensten, aber auch von webbasierter BMSP-Software, Mitarbeiter- und Projektzeiterfassung etc.) – so sollte mit diesem ein sogenannter Auftragsverarbeitungs- oder kurz AV-Vertrag abgeschlossen werden. Darin verpflichtet er sich, die Vorgaben der DSGVO einzuhalten.
Auch für den optimierten Einsatz personeller Ressourcen offerieren BMSP-Lösungen entsprechende Funktionen. © untermStrich Software
Letztlich muss der „Workflow“ stimmen
Büro- und Management-Software für Planungsbüros sorgt dafür, dass der „Bürokram“ leichter von der Hand geht und der Projekt-„Workflow“ stimmt. Allerdings sollte man sorgfältig wählen, denn sowohl technisch als auch inhaltlich unterscheiden sich die Programme in vielen Punkten. Hinzu kommt es aufgrund der wachsenden Programm- und Funktionsvielfalt zu Überschneidungen: Neben BMSP-Programmen unterstützen nämlich auch webbasierte Projektmanagement-Lösungen (architektur 04/13: Virtuelle Projekträume) die Büro- und Projekttätigkeiten. Daneben gibt es eine Reihe weiterer, für Projektleiter wichtige Programme für die Bauzeitenplanung (architektur 08/18: Die digitale Zeitmaschine), die mobile Bautagebucherstellung (architektur 04/14: Wer schreibt, der bleibt) oder die Mängelerfassung, -verfolgung und Baustellendokumentation (architektur 07/16: Baumängel-Management). Deshalb sollte man sich vorher gut überlegen, was man wofür einsetzt und wie man sich Mehrfacheingaben erspart.
Weitere Infos im Web*
www.aec-office.de BMSP-Checklisten und Marktübersicht
www.bayika.de/de/pkms PKMS-Infos und Marktübersicht
www.gpm-ipma.de Gesellschaft für Projektmanagement
www.pep-7.de PeP-7-Praxisinitiative und Kennzahlen
www.pm-software.info Marktübersicht Projektmanagement-Software
www.pmaktuell.org Pojektmanagement-Fachmagazin
www.projektmagazin.de Projektmanagement-Magazin
Literaturhinweise/Quellen*
Kunick, D.: Büromanagement-Software für Planer am Bau: Der Anbieter-Check 2017, aus: Planungsbüro professionell, PBP Planungsbüro professionell, Sonderheft 2017, IWW-Institut, Würzburg, Download: https://planer-am-bau.de/fileadmin/user_upload/wp-content/sonderausgabe-der-grosse-buerosoftware-check-2017.pdf
Lösungen und Anbieter*
ABACUS allprojects (www.allprojects.de), ABK (www.abk.at), Acclaro (www.acclaro.de), BauProCheck (www.bauprocheck.de), BUILDUP (www.bauer-software.de), Cycot OM (www.cycot.de), isyControl (www.isycontrol.de), Kobold-Control (www.kbld.de), Newforma Project Center (www.newforma.de), okapi4all (www.bau4all.de), Powerproject (www.elecosoft.de), ProjektPro (www.projektpro.com), proPlan (www.gripsware.de), RP-PRO (www.loreg.de), SDR-Optimus (www.sdr.at), untermStrich (www.untermstrich.com), Visuplus professional (www.visuplus.com), VVW Control (www.weise-software.de), wiko (www.wiko.de), ZT-Office (http://ztoffice.mursoft.at)
* Ohne Anspruch auf Vollständigkeit
Text: Marian Behaneck
