Facility Management: vom CAD zum CAFM

3. November 2014 Mehr

Facility Management: vom CAD zum CAFM

CAFM, das rechnergestützte Gebäudemanagement, wird derzeit bei der Planung kaum berücksichtigt. Dabei werden in dieser Phase alle wesentlichen Daten für eine effiziente Gebäude- und Anlagenbewirtschaftung generiert und wichtige Weichen gestellt. Etwa 15 Prozent beträgt der Anteil der Planungs- und Erstellungskosten an den Gesamtkosten eines Gebäudes – der Rest sind Nutzungskosten (siehe auch architektur 05/2012: Lebenszykluskosten). Noch ausgeprägter ist der zeitliche Unterschied: So macht die Planungs- und Bauzeit im Durchschnitt nur etwa 2 bis 3 % der Gesamt-Lebensdauer eines Gebäudes aus. Daraus ergibt sich fast zwangsläufig die Notwendigkeit, das Bewirtschaften und Instandhalten von Gebäuden und Anlagen schon während der Planung zu berücksichtigen. Werden Projektdaten bereits während der Planungsphase von Neu- und Umbaumaßnahmen FM-gerecht strukturiert, lassen sich Zeit und Kosten in erheblichem Umfang einsparen. Etwa die Hälfte aller Kosten bei einer CAFM-Einführung entfallen auf die Erfassung und Aufbereitung von Bauwerks- und Inventarinformationen, wobei zwischen 10 und 30 % dieser Daten während der Planung generiert werden.

Vom Hausverwalter zum Facility Manager

Bei der konventionellen Gebäude- und Anlagenbewirtschaftung kommt es aus unterschiedlichen Gründen immer wieder zu Fehlern bei der Um-, Aus- oder Änderungsplanung, verpassten Inspektions- und Wartungsterminen, die Gebäude- und Anlagenschäden sowie entsprechende Kosten verursachten. Die Ende der 1970er Jahre entstandene Management-Methode des FM hat es sich deshalb zur Aufgabe gemacht, Gebäude und Anlagen durch aufeinander abgestimmte Maßnahmen und Abläufe in optimaler Form bereitzustellen, funktionsfähig zu halten und kontinuierlich an sich ändernde Rahmenbedingungen anzupassen, ferner unternehmerische Prozesse, Arbeitsbedingungen, sowie die Wirtschaftlichkeit zu optimieren. Eine Sonderform, das Gebäudemanagement, beschränkt sich auf die Nutzungsphase von Gebäuden. Diese spezielle FM-Disziplin beinhaltet die Gesamtheit aller Leistungen zum Betreiben und Bewirtschaften von Gebäuden, einschließlich baulicher und technischer Anlagen. Das Gebäudemanagement gliedert sich in das kaufmännische, infrastrukturelle und technische Gebäudemanagement (KGM, IGM und TGM), wobei diese Kernbereiche durch das interne Flächenmanagement fachübergreifend ergänzt werden. Während das KGM Funktionen für die Objektbuchhaltung, das Kosten-, Vertrags- und Qualitätsmanagement enthält, umfasst das IGM die Verwaltung von Dienstleistungsfirmen wie Reinigungs- oder Sicherheitsdiensten etc., die Organisation von Logistik- und Umzugsdiensten oder das Fuhrparkmanagement. Zu den zentralen Aufgaben des TGM zählen die Verwaltung und Optimierung des Betriebs, der Instandhaltung und Modernisierung technischer Anlagen, deren Folgekosten sowie das Energiemanagement. Realisiert werden all diese Ziele durch eine zentrale Ablage grafischer und alphanumerischer Daten in einem gemeinsamen ‚Datentopf‘. Funktionsgruppen innerhalb eines Betriebes entnehmen daraus entsprechend ihrer Zugriffsberechtigung die Informationen, verarbeiten sie und stellen die Ergebnisse wieder zurück. Die Daten stehen anschließend allen Beteiligten zur Verfügung: der Geschäftsleitung, dem Sekretariat, der Logistikabteilung, den Technikern etc. Die Anwendungsbereiche von CAFM sind vielfältig: Sie reichen von der Ausweis-, Schlüssel- und Ressourcenverwaltung, bis hin zur Optimierung von Reinigung, Wartung, Instandhaltung oder von internen Umzügen. CAFM begleitet den gesamten Lebenszyklus eines Gebäudes, setzt bereits bei der Planung an, umfasst die Realisierung, Bewirtschaftung sowie das Controlling und reicht bis zum Um- bzw. Rückbau.

Welche Möglichkeiten bietet CAFM-Software?

CAFM-Systeme unterstützen Betreiber dabei, den Betrieb, die Wirtschaftlichkeit, die Nutzung, die Vermarktung und die Werterhaltung der Immobilien, Anlagen und Einrichtungen inklusive aller dafür erforderlichen Prozesse zu optimieren, Erträge zu steigern, Qualitäten zu sichern und Werte zu erhalten. Ihren Nutzen spielen CAFM-Systeme vor allem durch fachübergreifende Synergien aus: So bilden beispielsweise Flächenmanagement-Daten die Grundlage für das Schlüssel- und Reinigungsmanagement, die Vermietung oder die Wartung und Instandhaltung. CAFM-Systeme schaffen Kostentransparenz, senken Betriebskosten und stellen Statistiken, respektive Auswertungen für Planungsentscheidungen bereit. Prozesse, zum Beispiel in der Instandhaltung oder der Verwaltung von Verträgen und Gewährleistungen, werden ebenso automatisiert, wie Abläufe bei plötzlich auftretenden Problemen und Störungen, was Reaktionszeiten deutlich verkürzt. Das Internet eröffnet neue Anwendungsfelder: So lassen sich etwa Wartungsarbeiten technischer Anlagen in Teilbereichen automatisch online erledigen, ohne dass jemand an Ort und Stelle sein muss. CAFM-Systeme sorgen außerdem dafür, dass das Wissen Einzelner im Unternehmen verbleibt, auch wenn diese krankheitsbedingt ausfallen oder das Unternehmen verlassen. Die Datenhaltung erfolgt zentral in einer Datenbank, die Datenpflege hingegen verteilt und organisatorisch abgestimmt über zuständige Abteilungen. Die Anwender müssen sich nur in ein System einarbeiten, die IT-Abteilung muss nur für ein System für Aktualität sorgen oder Mitarbeiter-Berechtigungen verwalten.

Ohne Daten kein CAFM

CAFM-Lösungen haben unterschiedliche historische Wurzeln. Je nach Herkunft werden zwischen CAD- und Datenbank-basierenden Systemen sowie speziell für den FM-Bereich entwickelten integrierten Lösungen mit gleichberechtigtem CAD- und Datenbankteil unterschieden. Jedes System hat dabei seine Stärken und Schwächen. So wichtig die Wahl des richtigen CAFM-Systems auch ist – letztlich ist es nur ein Werkzeug. Das eigentliche Kapital sind die Gebäude- und Anlagendaten. Um ein CAFM-System überhaupt aufbauen zu können, muss zunächst eine digitale Datenbasis geschaffen werden. Etwa die Hälfte der Kosten für eine CAFM-Einführung entfallen auf die Erfassung und Aufbereitung der Bauwerks-, Personal- und Inventarinformationen. Ein Teil – etwa 10 bis 30% dieser Daten – fällt bei der Planung ab. Ein anderer, umfangreicherer Teil, muss von verschiedenen Stellen (Buchhaltung, Personalwirtschaft, Haustechnik, Inventarverwaltung etc.) manuell erfasst werden. Während sich beim Flächenmanagement, der Basis jedes Gebäudeverwaltungs-Systems, der Aufwand für die Eingabe und Pflege des Datenbestandes in Grenzen hält, müssen bei technischen Anlagen zusätzlich alle Geräte, Wartungsintervalle und sämtliche Abläufe dargestellt werden, um so beispielsweise organisatorische Verbesserungen zu erzielen. Da mit der zunehmenden Technisierung von Gebäuden auch das FM-relevante Datenvolumen steigt, müssen Planer, Immobilienbetreiber oder technische Dienstleister immer mehr technische Dokumentationen, Wartungsanweisungen und Prüftermine berücksichtigen. Auch im Hinblick auf die Ausschreibung technischer Wartungsverträge oder die Dokumentationspflicht gegenüber dem Gebäudebetreiber spielt eine sorgfältige Datenverwaltung und -archivierung eine wichtige Rolle. Im Rahmen der Bauplanung, Inbetriebnahme, Prüfung, Instandhaltung, Wartung und Änderungen von TGA-Anlagen generierte Daten werden jedoch nicht immer konsequent aufbewahrt. Dokumentations- und Datenlücken entstehen auch beim Wechsel von Dienstleistern oder Eigentümern. Dann müssen Objektdaten häufig nachträglich erhoben, neu strukturiert und abgestimmt werden, was viel Aufwand generiert.

Richtlinien machen Planungsdaten FM-tauglich

Bei der Überführung von Planungsdaten in die Nutzungsphase sind fehlende Datenstruktur-Normen und Datenschnittstellen das größte Problem. Planer strukturieren Bauwerksinformationen anders als Facility Manager, weshalb unterschiedliche Erfassungsstrukturen oder unvollständige Datensätze in der Praxis häufig Probleme bereiten. Aufgrund individueller Vorgaben müssen Strukturen, Abläufe und Qualitäten in Zusammenarbeit mit dem Betreiber in der Regel immer wieder neu definiert werden. Dabei entwickeln CAFM-Anbieter oder Berater sogenannte Dokumentationsrichtlinien, die für mehr Einheitlichkeit und eine effizientere Datenübergabe sorgen sollen. Dokumentationsrichtlinien umfassen alle Festlegungen für Gebäudeteile und Anlagensysteme in Bezug auf die Kennzeichnung und Strukturierung grafischer und alphanumerischer Daten. Sie bilden die Grundlage für die Erstellung einheitlich strukturierter Unterlagen. Sie beinhalten alle für die Betriebsphase des Gebäudes wesentlichen Informationen der installierten Anlagensysteme, Gebäudeteile und der verwendeten Baustoffe. Dokumentationsrichtlinien sorgen damit dafür, dass alle betriebsrelevanten Daten bereits vor Bezug in strukturierter geordneter Form digital zur Verfügung stehen und relativ nahtlos in ein bestimmtes CAFM-System eingepflegt werden können. So werden beispielsweise darin die Kennzeichnungssystematik zur Raumkennzeichnung, für Anlagen-Komponenten etc. definiert, Festlegungen zur Datenqualität und Bestandsdokumentation (Inhalt und Struktur, sowie Datei- und Planbezeichnungen) getroffen etc. Auch für CAD-Systeme werden bis ins Detail Folien- bzw. Layer-Strukturen definiert, damit sich entsprechende Objekte leichter zuordnen bzw. finden lassen (z. B. eigene Layerbereiche für Heizung, Lüftung, Brandschutz etc.). Eine regelmäßige Datenprüfung, beispielsweise durch einen FM-Datenkoordinator, sorgt für eine gleich bleibende Datenqualität. Auch neutrale, systemübergreifende Dokumentationsrichtlinien gibt es bereits. So hat in Deutschland kürzlich der TÜV SÜD zusammen mit dem CAFM-Ring eine Dokumentationsstruktur vorgestellt, die unabhängig von spezifischen Softwaresystemen für mehr Überblick und Einheitlichkeit sorgen soll. Mit der auf der offenen CAFM-Connect-Schnittstelle basierenden Struktur können Anlagendaten von gängigen CAFM- und AVA-Systemen verarbeitet werden.

CAFM-Trends: CAIFM, Cloud und BIM

So umfassend CAFM-Systeme häufig auch sind – sie sind nur ein Teil der IT-Struktur eines Unternehmens. Mit dem Begriff CAIFM (teilweise auch iCAFM, für Computer-Aided Integrated Facility Management bzw. Integrated Computer-Aided Facility Management) wird dieser Tatsache Rechnung getragen. CAIFM-Lösungen verstehen sich als ein in die Informationstechnologie eines Unternehmens integrierter Bestandteil, der über Schnittstellen beispielsweise auch mit im Unternehmen bzw. Gebäude eingesetzten ERP- (Enterprise Resource Planning) oder Gebäudeautomationssystemen kommuniziert. Neben stationären Client-/Server-Lösungen werden zunehmend auch Web-basierte CAFM-Systeme offeriert. Damit können Datenbankinformationen über einen beliebigen Web-Browser online zeit- und ortsunabhängig eingegeben und abgerufen werden. Das ermöglicht beispielsweise einen gemeinsamen Datenbankaufbau und -zugriff aller FM-Beteiligten, die über die entsprechenden Zugriffsberechtigungen verfügen (Planer, Nutzer, Wartungsfirmen etc.). Neben diesem IT-Trend zu Cloud-Lösungen strahlt zunehmend auch ein Bautrend auf den CAFM-Bereich aus: Building Information Modeling (BIM) verändert neben der Bauplanung sukzessive auch alle daran angegliederten Prozesse (siehe auch architektur 02/2011: BIM). Ergebnis dieser neuen Planungsmethode sind Gebäudedatenmodelle, die weitaus mehr nutzungsrelevante Informationen liefern, als DXF-Pläne. Das nach Abschluss der Planungsphase generierte Dokumentationsmodell, das die verschiedenen BIM-Fachmodelle (Raum-, Ausbau-, Haustechnikmodell) enthält, bildet mit den darin enthaltenen Objekt- und Attributinformationen eine ideale Basis für das kaufmännische, infrastrukturelle und technische Gebäudemanagement. Ausgetauscht werden die Daten über Schnittstellen, wie etwa CAFM-Connect des CAFM-RINGs. Über diese, auf dem IFC-Standard (Industrial Foundation Classes) basierende, Standardschnittstelle lassen sich Gebäudedaten mit allen Inhalten und Strukturen übergeben. Neben den Raumnummern, Nutzungsarten und DIN-Raumflächen können auch Anlagen und Ausstattungen ausgetauscht werden (z. B. Lüftungsanlagen, Aufzugsanlagen, Brandschutzklappen), sicherheitstechnische Elemente (z. B. Feuerlöscher, Wandhydranten) oder Infrastruktur-Daten (z. B. Möbel, IT-Ausstattung). Allerdings werden BIM und entsprechende Austausch-Standards von der CAFM-Branche aus unterschiedlichen Gründen noch kaum unterstützt (siehe auch HYPERLINK “http://ulfkrause.wordpress.com” http://ulfkrause.wordpress.com). Dass Objektdaten nicht ohne Weiteres aus der Planungs- in die Nutzungsphase übernommen werden, liegt auch an deren fehlender Aktualität. Unmittelbar an der Baustelle getroffene Entscheidungen werden häufig nicht konsequent in den CAD-Modellen, respektive Plänen eingepflegt. Im Rahmen der Leistungsphase ‚Objektbetreuung und Dokumentation‘ erstellte ‚As Built‘-Dokumentationen sind deshalb zwingend erforderlich. Fazit: FM-gerechte Planungsdaten immer wichtiger Aktuelle Entwicklungen wie die zunehmende Gebäudetechnisierung, eine am Lebenszyklus von Gebäuden und Anlagen ausgerichtete Planung oder das Building Information Modeling werden dazu beitragen, dass eine FM-optimierte Planung und Dokumentation immer wichtiger und künftig vermehrt von Bauherren und Investoren eingefordert wird. Dann wird auch die FM-gerechte Projektdatenaufbereitung zum Standard-Leistungsbild von Architekten und Fachplanern gehören. Literatur und Regelwerke: DIN 32736: Gebäudemanagement – Begriffe und Leistungen, Beuth/Berlin, August 2000 GEFMA 100-1: Facility Management; Grundlagen, Juli 2007, GEFMA Deutscher Verband für Facility Management e.V., Bonn GEFMA 940 – Marktübersicht CAFM-Software 2014, GEFMA Deutscher Verband für Facility Management e.V., Bonn ÖNORM EN 15221-1: Facility Management – Teil 1: Begriffe, Austrian Standards/Wien, Januar 2007 Prof. Dr. Michael May, HTW Berlin (Hrsg.): CAFM-Handbuch, IT im Facility Management erfolgreich einsetzen, Springer Vieweg, Heidelberg Lobinger, B./Potreck, H.: Qualitätsmanagement für FM-Daten aus Bauprojekten, aus: Facility Management 2/02, Bauverlag BV Gütersloh Lobinger, B./Potreck, H.: Neutrales Austauschformat für das Facility Management, aus: Facility Management 1/09, Bauverlag BV Gütersloh

Weitere Infos:
 www.amev-online.de – Arbeitskreis AMEV www.buildingsmart.de –  IFC/BIM-Anwendergruppe www.buildingsmart-tech.org –  BuildingSmart International  www.cafmring.de –  Branchenverband CAFM Ring  www.fma.or.at –  FM-Netzwerk Österreich  www.ifma.at – Branchenverband IFMA  www.realfm.de – FM-Berufsverband Deutschland www.vdma.de –  VDMA-Verein Deutschland Abbildungsunterschriften/Bildquellen: ((Abb. , Autodesk_Building_Design_Suite_2012_Revit_MEP.jpg, Aufmacher:)) Vom CAD zum CAFM: Planungsdaten bilden eine ideale Grundlage für das rechnergestützte Gebäudemanagement – vorausgesetzt sie werden richtig aufbereitet (Autodesk) ((Abb. , BMVBS_LaSalle.jpg)) Für die Wirtschaftlichkeit von Gebäuden und Anlagen sind Nutzungskosten maßgeblich und lassen sich gerade in früher Planungsphase entscheidend beeinflussen (BMVBS, nach: Jones Lang LaSalle) ((Abb. , pit-FM_Kliniken.jpg:)) Planungs- und Betriebskosten von Gebäuden und Anlagen zu senken, Werte zu erhalten, die Produktivität und Flexibilität zu steigern sind wesentliche Ziele von CAFM-Systemen (pit-cup) ((Abb. , ATC_EDV_vm7acad2.jpg:)) Gebäudeflächen … (AT+C EDV) ((Abb. , eTASK_cafm_daten.jpg:)) … und Raumbücher bilden die Grundlage für zahlreiche FM-Anwendungen (eTASK Service-Management) ((Abb. , KeyLogic_Anlagedaten_Import_Excel.jpg:)) Eine Kategorisierung der Daten (z. B. nach VDMA 24186) erleichtert das spätere Wartungsmanagement, insbesondere bei der Zuordnung von Wartungstätigkeiten (BFM Building + Facility Management) ((Abb. , KeyLogic_Anlagedaten.jpg.jpg:)) Gebäude- und Anlagendaten werden derzeit meist in Form von Excel-Listen importiert (BFM Building + Facility Management) ((Abb. , KeyLogic_Wartung.jpg:)) Für das Wartungsmanagement sind Kategorisierungen entscheidend, da damit Tätigkeiten (z.B. gemäß VDMA-Richtlinie 24186) einfacher zugeordnet werden können (BFM Building + Facility Management) ((Abb. , KeyLogic_Wartungstätigkeiten_nach_VDMA.jpg:)) Strukturiert werden können Tätigkeiten-Kataloge nach Gewerk gemäß VDMA 24186, aber auch nach AMEV oder DIN 276 (BFM Building + Facility Management) ((Abb. , OneTools_Instandhaltung_Ressourcen.jpg:)) Kostentransparenz: bei jeder Wartungs- oder Inspektionsmaßnahme hat man auch die Kosten im Blick (OneTools) ((Abb. , eTASK_online_startseite.jpg:)) Neben stationären Client-/Server-Lösungen werden zunehmend auch Web-basierte CAFM-Systeme offeriert (eTASK Service-Management) ((Abb. , pit-Mobile-Bildgruppe-Website.jpg:)) Sogar Apps für die mobile Erfassung und Anzeige gibt es bereits (pit-cup) ((Abb. , OneTools_Integration_Gebaeudeinfo.jpg:)) Zu den ersten, auf dem BIM-Gebäudemodell aufbauenden Lösungen im CAFM-Bereich gehören einfache Gebäudeinformationssysteme für Betreiber (OneTools) ((Abb. , imsware_1.jpg:)) Jedes haustechnische Bauteil ist durch technische und kaufmännische Informationen näher definiert (IMS) ((Abb. , imsware_7.jpg:)) Statistiken und Grafiken geben eine Übersicht über Kosten und zu erledigende Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten (IMS)

 

Buchtipp: Facility Management — Springer Vieweg

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Kategorie: EDV

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