Dokumenten-Management: „Papierkram“ im Griff

26. Februar 2011 Mehr

Die Informationsflut wird zunehmend zum Problem. Mit jedem neuen Projekt wächst das Datenvolumen. Neben E-Mails plus Anhang füllen Briefe, Rechnungen, Aktennotizen, Berichte, CAD-Pläne und andere Dokumente die Festplatten, Ordner und Planschränke und schaffen schnell ein Daten-Chaos. DMS-Software verspricht Abhilfe.

Dokumenten-Management: „Papierkram“ im Griff

Untersuchungen zufolge verbringt man – je nach individueller Arbeitsweise – zwischen 10 und 20 Prozent seiner Arbeitszeit mit der Dokumentsuche, -verwaltung und -archivierung. Auch in den Planungsbüros wird die Informationsflut zunehmend zum Problem.
Neben einer Vielzahl alphanumerischer Projektdaten sorgen voluminöse grafische Plandaten für volle digitale und „analoge“ Ordner in den Büros. Auch das Internet und namentlich die elektronische Post spülen täglich eine Informationsflut an, die kaum mehr zu bewältigen ist. Das führt dazu, dass man immer mehr Zeit für die Recherche, Sichtung und Verwaltung von Daten aufbringen muss, die dann für die eigentliche, produktive Tätigkeit nicht mehr zur Verfügung steht.
Dokumenten-Management-Systeme (DMS), so versprechen es zumindest die Anbieter, kanalisieren Informationen, minimieren das Datenvolumen, verkürzen die Suche, beschleunigen Arbeitsprozesse, senken Bürokosten und steigern die Produktivität – und das Beste: …

DMS-Software räumt endlich den Schreibtisch auf!

Wer am eigenen Schreibtisch oder – krankheits- oder urlaubsbedingt – beim Kollegen schon mal dringend etwas gesucht hat und dabei zunächst „paläontologische“ Schichten abtragen musste, lernt einen elektronischen Dokumenten-Manager schnell schätzen.
Werden alle ein- und ausgehenden Dokumente konsequent ins System eingepflegt, findet man sie per Schnellsuche oder erweiterter Suche nach diversen Suchkriterien auch tatsächlich blitzschnell – vorausgesetzt, alle Informationen liegen digital vor und sind auf einem Netzwerk-Verzeichnis abgelegt.

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Dann bleiben die Dokumente konsistent und liegen zentral nur in einer einzigen Originalfassung vor, was Fehler durch unterschiedliche Aktualitätsstände vermeiden hilft. Eine Archivierungsfunktion sorgt für die sichere Ablage, eine Komprimierungsfunktion für eine optimale Speicherplatz-Nutzung. Für die Projektdokumentation ist die Dokument-Archivierung ebenso ideal, denn quasi auf Knopfdruck können alle projektrelevanten Briefe, Dokumente und Pläne auf eine CD/DVD gebrannt und dem Bauherrn als besondere Dienstleistung übergeben werden. Dank einer Historienverwaltung weiß jeder Mitarbeiter, wann welche Briefe, Aktennotizen, Protokolle oder Pläne von wem bearbeitet worden sind.
Wiedervorlage-Funktionen verhindern, dass wichtige Vorgänge verloren gehen. Ein Passwortschutz und individuelle Mitarbeiterprofile definieren die Zugriffserlaubnis auf bestimmte Bereiche oder Dokumente. Ist ein passwortgeschützter Zugriff auf Dokumente auch über einen sogenannten Web-Client möglich, lassen sich Büro- und Projektdaten auch zeit- und ortsunabhängig nutzen. Das alles hat positive Auswirkungen auf bürointerne Abläufe: Entscheidungsprozesse werden beschleunigt, Reaktionszeiten verkürzt, Liegezeiten von Vorgängen werden vermieden etc. Dank durchgängiger, transparenter Verwaltung, Bereitstellung und Verteilung von Informationen und Dokumenten, durch optimierte Abläufe sowie verminderte Such- und Wegezeiten werden bürointerne Kosten gesenkt.
Auch die Qualität von Planungs- oder Beratungsleistungen kann gesteigert werden: dank größerer Transparenz, automatischer Dokumentation, der Festlegung von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten etc.

Schlagworte machen Dokumente auffindbar

Nicht nur digitale Dokumente, auch lediglich in Papierform vorliegende Unterlagen, wie etwa die Eingangspost, müssen berücksichtigt werden. Voraussetzung ist ein spezieller Scan-Arbeitsplatz, der auch mehrseitige Dokumente, optional auch großformatige Pläne rationell scannen kann. Abgelegt werden Papiervorlagen in digitaler Form entweder als Grafik- oder PDF-Dokument oder als sogenannter OCR-Text (Optical Character Recognition = automatische Schrifterkennung). Damit ein Dokument wiedergefunden wird, müssen ihm in der zentralen Datenbank des DMS-Programms Suchmerkmale – auch Schlagworte, Attribute oder Indizes genannt – zugeordnet werden.
Erst über die Gesamtheit aller Schlagworte (Titel, Autor, Erstellungsdatum, Projekt etc.) enthält ein Dokument ein individuelles Profil, das es unter verschiedenen Suchbedingungen auffindbar macht. Die Schlagworte werden bei der Erfassung automatisch oder halbautomatisch generiert, lassen sich aber auch nachträglich manuell eingeben. Bei der sogenannten „Volltextindizierung“ wird jedes Wort eines Textes (Projekt-, Kundenoder
Rechnungsnummer etc.) automatisch in einer Datenbank abgelegt. Über die Eingabe eines oder mehrerer Suchbegriffe, die sich unterschiedlich verknüpfen lassen, ist es jederzeit wieder auffindbar. Neben der physisch greifbaren Papiervorlage kann bei einer professionellen DMS-Lösung ein Dokument beliebige digitale Informationen mit einer beliebig komplexen Struktur enthalten.
Dokumente können Texte, Tabellen, Datensätze, CAD-Daten, Fotos, gescannte Text- oder Pixeldateien, Web-Formulare, HTML-Seiten, Video- und Ton-Aufzeichnungen, elektronisch signierte Dateien oder E-Mails mit und ohne Anhang sein. Ganz wichtig ist die E-Post: Deren kontinuierliche Zunahme belastet die dafür zuständigen Rechner/Mitarbeiter, lässt Büroarbeitsplatzspeicher überquellen und bindet Mitarbeiterkapazitäten. Deshalb
sollte eine umfassende DMS-Lösung auch entsprechende Funktionen enthalten, mit denen der E-Mail-Verkehr zentral organisiert, technisch kontrolliert und verwaltet werden kann. Werden entsprechende Systeme dem Unternehmensnetz vorgeschaltet, lassen sich ein- und ausgehende E-Mails entweder selektiv oder automatisch verwalten und archivieren. Werden der Betreff, der E-Mail-Text und Anhänge automatisch nach Schlüsselwörtern gefiltert, „weiß“ das Programm, wo die E-Mail hingehört und legt sie selbstständig, z. B. projektbezogen in den passenden Ordner ab.

Welche DMS-Lösungen gibt es?

Gleich mehrere Software-Kategorien bieten mehr oder weniger umfangreiche DMS-Funktionen: Zunächst sind dies branchenunabhängige
Dokumenten-Management-Systeme mit unterschiedlichen Funktionsschwerpunkten in den Bereichen Archivierung, Recherche oder Workflow-Management. Unter Letzterem wird die optimierte, informationstechnische Abwicklung bürointerner Prozesse verstanden, mit dem Ziel, Vorgänge zu beschleunigen und interne Kosten zu senken.
So bieten DMS-Lösungen teilweise auch Funktionen für die Projektorganisation, das Büromanagement, die Ressourcenplanung etc. – und umgekehrt. Die in einigen Planungsbüros bereits vorhandene Büro- und Management-Software für Planungsbüros (BMSP) kann meist ebenfalls mit grundlegenden Dokumentmanagement-Funktionen aufwarten. Daneben verfügen auch Programme für die Ausschreibung und Abrechnung von Bauleistungen (AVA) über Basisfunktionen – oder sie können durch Zusatzmodule erweitert werden. Angesichts der Fülle an Programmen und Modulen ist es nicht einfach, die für das jeweilige Büro passende Lösung zu finden. Auswahlkriterien sind der Funktionsumfang, die Anpassungsfähigkeit an vorhandene Software- und Hardware-Strukturen, die Möglichkeiten der automatischen oder manuellen Klassifizierung von Daten, die Indizierung und gezielte Suche von Unterlagen oder die Automatisierung von Vorgängen.
Die Bandbreite reicht von der einfachen, strukturierten Dokumentenablage, inklusive Indizierung und Archivierung der Dokumente – bis hin zu umfassenden, integrierten Client-Server-basierenden Lösungen für global agierende Projektteams. Entsprechend breit ist auch die Preisspanne für DMS-Lösungen: von 1.000 Euro bis mehrere 10.000 Euro reicht das Spektrum. Hinzu kommen laufende Kosten für einen Pflegevertrag und (meist
jährliche) Updates/Upgrades. Sind im Büro bereits BMSP- oder AVA-Lösungen vorhanden, sollte man deshalb zunächst prüfen, ob nicht auch das integrierte oder modular erweiterbare Dokumentmanagement-Modul ausreicht. Entscheidet man sich für eine separate DMS-Lösung, sollten Schnittstellen sicherstellen, dass sich das Programm in vorhandene Software-Strukturen des Büros einfügt. Neben informationstechnischen, Kosten- und Produktivitätsaspekten hat die Verwaltung und Archivierung gedruckter oder elektronischer Dokumente auch einen (steuer-)rechtlichen Gesichtspunkt. So müssen alle Unternehmen geschäftsrelevante Dokumente, wozu auch bestimmte E-Mails gehören, bis zu 7 bzw. 10 Jahre (Österreich bzw. Deutschland) archivieren.

DMS? Ja, aber bitte automatisch!

Das effiziente Ordnen, Verwalten, Verteilen und die strukturierte Ablage und Archivierung von Informationen wird in Zukunft noch wichtiger als bisher. DMS-Lösungen für die strukturierte Ablage, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten schaffen von sich aus zwar keine Ordnung ins Bürochaos.
Sie stellen aber Hilfsmittel, Mechanismen und Strukturen bereit, die den zeitlichen, personellen und organisatorischen Aufwand für die Bewältigung des täglichen „Bürokrams“ deutlich minimieren, Freiräume schaffen und die Qualität von Planungsleistungen verbessern können. DMS funktioniert jedoch nur, wenn sich – wie etwa bei der Zeiterfassung – alle Mitarbeiter an grundlegende Vorgaben und Regeln halten. Dazu gehört etwa das konsequente Einpflegen aller ein- und ausgehenden Dokumente. Deshalb sollten sowohl Programm-Automatismen (Verschlagwortung etc.) als auch automatisierte Büroabläufe (Scannen von Papiervorlagen etc.) dafür sorgen, dass der „menschliche Faktor“ (Zeitnot, Vergesslichkeit, fehlende Motivation etc.) eine möglichst geringe Rolle spielt.

Tipps für ein erfolgreiches Dokumenten-Management

• Vor der Software-Auswahl ein Pflichtenheft zusammenstellen, das alle wichtigen Funktionswünsche enthält.
• Software live vorführen lassen und anschließend Testversion im Büro installieren und testen.
• Alle Mitarbeiter in die Software-Einführung einbinden, denn viele der bisherigen Verfahrensweisen ändern sich grundlegend.
• Alle projektrelevanten Dokumente konsequent über das jeweilige Dokumentenmanagement-System erfassen.
• Immer wiederkehrende Vorgänge wie die Digitalisierung von Dokumenten bürointern automatisieren/reglementierten.
• Für die interne Kommunikation anstelle „elektronischer Rundbriefe“ Intranet einrichten oder spezielles Kommunikationswerkzeug nutzen.
• Jedes Dokument über das DMS-System nur einmal zentral ablegen und archivieren (Datenredundanzen, Speichervolumen).
• Von den archivierten Dokumenten in regelmäßigen Abständen ein projektbezogenes Daten-Back-up anfertigen.

Weitere Informationen*

www.aec-office.de Marktübersicht BMSP-Software
www.dokumanager.de Dokumentenmanagement-Portal
www.wikipedia.at Suchwort „Dokumentenmanagement“

Lösungen und Anbieter*

DMS-Programme:

bitfarm-Archiv DMS (www.bitfarm-archiv.de), DOC IT! (www.drdoc.com), DOCUframe (www.gsd-software.com), DocuWare (www.docuware.com), DOXiS DMS (www.ser.at), ELO Office (www.elo.com), iqs DocumentCenter (www.iqs.de), Jet DMS (www.datasystems.at), OfficeManager (www.krekeler.de), PAM Storage (www.hs-soft.com)

BMSP/AVA-Programme:

ABK (www.abk.at), Acclaro (www.acclaro.de), ARCHITEXT Pallas (www.architext.de), ASBwin/BKS Win (www.heitker.de), AVAscript (www.bechmann-software.de), DATEV DMS (www.datev.at), Docma EDM (www.edr-projekt.com), OfficeWare (www.officeware.de), Pre² (www.pre2.de), PR-PRO (www.loreg.de), ProjektPro Büro&CRM (www.mairpro.de), RIB office (www.rib.de), S-Control (www.kbld.de), StaWare InfoCenter (www.staware.com), untermStrich (www.untermstrich.com)

* Auswahl, ohne Anspruch auf Vollständigkeit!

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Kategorie: EDV

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